Organizatorzy wypoczynku dla dzieci i młodzieży szkolnej są obowiązani do zapewnienia bezpiecznych warunków wypoczynku i właściwej opieki wychowawczej.
Organizatorzy wypoczynku są również obowiązani zatrudniać odpowiednio przygotowaną kadrę pedagogiczną oraz zapewnić wypoczywającym dostęp do opieki medycznej.
Organizatorami wypoczynku mogą być szkoły i placówki, osoby prawne i fizyczne,
a także jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej.
Jak tłumaczy rzecznik biłgorajskiego Sanepidu Joanna Sarzyńska każdy organizator wypoczynku zobowiązany jest zgłosić wypoczynek do Kuratorium Oświaty, na minimum 21 dni przed rozpoczęciem wypoczynku. Zgłoszenie wypoczynku odbywa się drogą elektroniczną, poprzez wypełnienie formularza on-line zamieszczonego na stronie Ministerstwa Edukacji Narodowej www.wypoczynek.men.gov.pl oraz poprzez złożenie wydruku tego formularza ( wraz z załącznikami ) w Kuratorium Oświaty właściwym ze względu na miejsce siedziby lub zamieszkania organizatora. Zgłoszenie zawiera informacje dotyczące m.in. miejsca wypoczynku, liczby uczestników, kadrze opiekuńczej, programu.
Wszyscy rodzice mogą dowiedzieć się czy wypoczynek, na który wybiera się ich dziecko, został zgłoszony w specjalnej bazie danych uruchomionej przez Ministerstwa Edukacji Narodowej na stronie www.wypoczynek.men.gov.pl dostępnej pod zakładką
"Dla rodziców". Tego rodzaju rozwiązanie umożliwia sprawdzenie wiarygodności organizatora oraz zgłoszenie uwag odpowiedniemu kuratorowi oświaty lub innym służbom, w sytuacji stwierdzenia przez nich nieprawidłowości w organizacji.
Wykwalifikowana kadra to jeden z najważniejszych warunków bezpiecznego i udanego wypoczynku dzieci i młodzieży. Kadra opiekuńcza tworzy niepowtarzalną atmosferę, pozwalającą na zintegrowania wszystkich uczestników, tworzy urozmaicony do potrzeb uczestników program. Liczba wychowawców musi odpowiadać liczbie uczestników wypoczynku.
Informacja o poszczególnych turnusach udostępniana jest służbom sprawującym nadzór nad bezpiecznym wypoczynkiem dzieci i młodzieży: Państwowej Inspekcji Sanitarnej oraz Państwowej Straży Pożarnej.
- Do zakresu działania Państwowej Inspekcji Sanitarnej w ramach bieżącego nadzoru sanitarnego nad obiektami, zapewniającymi zorganizowany wypoczynek dzieci i młodzieży należy kontrola przestrzegania właściwych warunków sanitarno - higienicznych w zakresie stanu czystości pomieszczeń i otoczenia, dostępności do środków do utrzymania higieny osobistej, zapewnienia opieki medycznej, stanu sanitarno - higienicznego bloku żywieniowego, warunków przechowywania żywności i jej jakości zdrowotnej, stanu czystości terenu wokół miejsca wypoczynku - dodaje rzecznik Sarzyńska.
W przypadku stwierdzenia funkcjonowania placówki, która nie została zarejestrowana
w ogólnopolskiej bazie danych, także przeprowadzana jest kontrola sanitarna. O zaistniałej sytuacji informowany jest Lubelski Państwowy Wojewódzki Inspektor Sanitarny w Lublinie oraz Kuratorium Oświaty właściwe ze względu na miejsca zamieszkania organizatora.