Do załatwiania spraw z ZUS przedsiębiorcy najczęściej upoważniają swoich pracowników albo pracowników biura rachunkowego. Uprawnienia mogą dotyczyć np. wglądu w dane płatnika składek, odbierania jego korespondencji, składania dokumentów lub wszystkiego, co wiąże się z ZUS - w zależności od tego, co wskaże zainteresowany płatnik.
Co ważne, gdy zmienia się osoba odpowiedzialna za kontakt z ZUS, przedsiębiorca powinien odwołać nieaktualne pełnomocnictwo. - Niestety nie każdy o tym pamięta. Dużo jest przypadków, gdy przedsiębiorca zmienia księgową, daje nowej upoważnienie do obsługi jego konta, ale nie odwołuje pełnomocnictwa dla tej, z którą współpracę zakończył - mówi naczelnik Wydziału Obsługi Klientów i Korespondencji w biłgorajskim ZUS, Anna Pietras-Okoń. W całym ubiegłym roku do Oddziału ZUS w Biłgoraju wpłynęło ponad 2,1 tys. wniosków o nadanie pełnomocnictw, a tylko 30 wniosków odwołujących upoważnienia. - Uczulamy przedsiębiorców, by zadbali o aktualność upoważnień, bo chodzi przecież o bezpieczeństwo ich danych zapisanych w ZUS - przypomina Pietras-Okoń.
Przedsiębiorca może przez internet sprawdzić, kogo upoważnił do kontaktu z ZUS. Wystarczy, że zaloguje się do Platformy Usług Elektronicznych ZUS (PUE). Informacje o udzielonych upoważnieniach są w zakładce "Ustawienia". Pełnomocnictwa może też zweryfikować przy okazji osobistej wizyty w instytucji.
Do nadawania i odwoływania pełnomocnictwa w ZUS służy formularz ZUS PEL. Jeśli przedsiębiorca ma elektroniczny podpis, może wysłać formularz przez internet z własnego konta na PUE. Pozostali mogą go dostarczyć tradycyjną pocztą albo osobiście.