Pod koniec stycznia br. roku w Starostwie Powiatowym w Biłgoraju rozpoczął się audyt, czyli ocena funkcjonowania instytucji pod względem zgodności z określonymi standardami, jak również prawem. Pisaliśmy o tym w artykule pt. Trwa audyt w Starostwie.
Praca audytorów miała potrwać kilka tygodni, okazało się, że dopiero teraz można zaprezentowała wyniki ich pracy. Na spotkanie podsumowujące przeprowadzony audyt władze powiatu zaprosiły we wtorkowe popołudnie, 6 sierpnia.
- Na podstawie audytu powstał nowy regulamin organizacyjny, który Zarząd Powiatu przyjął podczas ostatniego posiedzenia i który już jest wprowadzany w Starostwie Powiatowym w Biłgoraju. Chodzi przede wszystkim o to, by optymalizować usługi świadczone przez instytucję wobec interesantów. Nadrzędnym celem jest dostosowanie do oczekiwań mieszańców w zakresie dostępności usług - rozpoczął starosta Andrzej Szarlip i dodał: - W wyniku prac audytorów powstał obszerny dokument liczący 49 stron. Jest to szczegółowy opis sytuacji, która ma obecnie miejsce.
Starosta wyjaśniał, że było to konieczne, by zweryfikować sytuację kadrową, organizacyjną w Starostwie Powiatowym, ale też w jednostkach podległych w kontekście realizacji zadań, doskonalenia systemu. Raport jest sugestią, która nie jest wiążąca, jednak pokazuje, w którym kierunku powinny iść działania. Co ważne audytorzy przeanalizowali sytuację z lat 2014 - 2018.
Jedną z najistotniejszych kwestii była analiza struktury kadrowej w ostatnich latach, wskazuje ona na stałe zwiększanie zatrudnienia. Wg stanu na grudzień 2014 roku w Starostwie zatrudnionych było 124 pracowników, dwa lata później już 129 pracowników, w 2018 roku było 142 pracowników (w tym 19 osób na stanowiskach pomocy i obsługi). - Te dane pokazują, że nastąpił wzrost zatrudnienia, przy czym zakres zadań realizowanych przez instytucję nie uległ zmianie w drastyczny sposób. W ocenie audytorów wzrost ten nie znalazł uzasadnienia - zaznaczył Andrzej Szarlip.
Najwięcej zastrzeżeń audytorzy mieli w kwestii struktury organizacyjnej i kompetencji poszczególnych działów. Okazało się, że niejednokrotnie kilka osób odpowiadało za te same tematy, co powodowało, że sprawy nie były w należyty sposób załatwiane. Były też sytuacje, w których pracownicy zajmowali się tematami niezgodnymi z zajmowanymi stanowiskami, dla przykładu inspektor ds. ochrony danych sprawował nadzór nad dostarczeniem energii cieplnej oraz zapewnieniem sprawności funkcjonowania instalacji elektrycznej. Jednocześnie zatrudniony był inspektor ds. organizacyjnych i technicznych. Specjalista ds. obronnych miał w zakresie swoich obowiązków ewidencję stowarzyszeń i nadzór nad ich funkcjonowaniem. Reorganizacji wymagają także kwestie zarządzania finansami, gdyż poza wydziałem finansowym, zadaniami tymi, w pewnym zakresie, zajmuje się także wydział edukacji, kultury, sportu i turystyki. Z kolei z tego ostatniego wydziału należy wyłączyć kwestie związane z ochroną zdrowia i utworzyć odrębną jednostkę, która zajmie się tylko tym tematem. Zarekomendowano również wyodrębnienie stanowiska ds. rozwoju gospodarczego powiatu. Zmiany czekają także najliczniejszy wydział geodezji, co do funkcjonowania którego wielu mieszkańców ma obiekcje, wyrażane w składanych skargach. Wysoki poziom zatrudnienia wskazano także w wydziale komunikacji. W porównaniu z innymi, ościennymi powiatami, w Biłgoraju pracuje dwa razy więcej urzędników, bo 22 osoby. Natomiast większych zastrzeżeń nie było co do funkcjonowania wydziału architektury i budownictwa, niezbędne jednak będzie usprawnienie jego funkcjonowania i oddelegowanie jednego z pracowników do punktu obsługi klienta.
W planach jest utworzenie takiego punktu, gdzie poszczególni merytoryczni pracownicy będą rozmawiać bezpośrednio z interesantem. - Zależy nam na tym, by załatwianie spraw w urzędzie było przejrzyste, a mieszkaniec nie miotał się od jednego pracownika do drugiego. Takie rozwiązanie zaproponowano w audycie - dodał starosta.
Kontrola objęła także kwestie związane z wynagrodzeniami i przyznawaniem nagród. Okazało się, że w 2015 roku przyznano 120 nagród, w tym 109 w wysokości 500 zł i 1 w wysokości 250 zł, rok później było ich 121, w tyn najniższa w wysokości 1,2 tys. zł, a najwyższa w wysokości 4,5 tys. zł, w 2017 roku przyznano 118 nagród w kwotach od 300 zł do 2,4 tys. zł. W ubiegłym roku nagród nie było. Kontrola wykazała także spore dysproporcje w wynagrodzeniach pracowników.
Audyt wykazał niską funkcjonalność Starostwa w pewnych obszarach struktury organizacyjnej, zmiany zakładają rezygnację z rozproszonej struktury. Zmiany w strukturze organizacyjnej będą polegały na utworzeniu 8 wydziałów, natomiast zamiast wydziału organizacyjnego i spraw obywatelskich powstaną biura, które będą obsługiwać każdą komórkę (biuro organizacji i kadr, informatyki i obsługi teleinformatycznej, rady i zarządu powiatu, spraw obronnych i zarządzania kryzysowego, ds. zamówień publicznych, obsługi prawnej, kontroli audytu i analiz, ds. komunikacji medialnej i promocji, utrzymania obiektów i urządzeń użyteczności publicznej oraz obiektów administracyjnych). Starostwo będzie podzielone na: wydział geodezji i kartografii; architektury i budownictwa; oświaty, kultury, sportu i turystyki; zdrowia i spraw obywatelskich; rolnictwa i ochrony środowiska i leśnictwa; inwestycji i rozwoju; komunikacji i drogownictwa; finansów.
- Z raportu wynika również, że celowym działaniem będzie utworzenie Centrum Usług Wspólnych. Wszystko wskazuje na to, że taka jednostka powstanie - dodał starosta Szarlip. Ponadto w planach jest złączenie usług kulturalnych. Miałaby powstać jednostka, która połączy funkcjonowanie Młodzieżowego Domu Kultury i Muzeum Ziemi Biłgorajskiej (obie instytucje przestałyby istnieć, w ich miejsce powstałoby centrum kulturalne).
Ponadto Starostwo Powiatowe w jeden dzień w tygodniu będzie procować w zmienionych godzinach, tak, by wydłużyć otwarcie placówko do godz. 16 lub 16:30.