Decyzja o wyborze miejsca rejestracji firmy niesie za sobą długofalowe konsekwencje, zwłaszcza finansowe i wizerunkowe. Właśnie dlatego warto podjąć ją na podstawie dogłębnej analizy własnych potrzeb oraz rzeczowych, racjonalnych argumentów.
Mieszkanie, wynajęty lokal czy wirtualne biuro?
W zależności od specyfiki działalności, potrzeb i zasobności portfela, możesz zarejestrować firmę we własnym M, w wynajętym lokalu lub wirtualnym biurze. Każde z tych rozwiązań posiada szereg zalet. Każde z nich wiąże się także z wyzwaniami.
Rejestracja firmy we własnym M
Zdecydowana większość przedsiębiorców, prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą rejestruje ją we własnym mieszkaniu. Takie rozwiązanie wydaje się bowiem najbardziej wygodne i najmniej kłopotliwe. Czy tak rzeczywiście jest?
- Jeśli zarejestrujesz firmę we własnym mieszkaniu, unikniesz konieczności płacenia za wynajem biura. Choć jest to duży walor, warto spojrzeć na tę kwestię nieco inaczej. Jeśli specyfika Twojej działalności wymusza regularne spotkania z klientami, negocjacje czy prezentacje, nie uciekniesz przed kosztami. Trudno wyobrazić sobie bowiem oficjalne spotkanie służbowe, zorganizowane w kuchni czy salonie. Zanim podejmiesz decyzję o rejestracji firmy w mieszkaniu, upewnij się, że dodatkowe "ukryte" opłaty nie zjedzą Twojego budżetu.
- Do grudnia 2017 warunkiem wliczenia w koszty wydatków eksploatacyjnych była konieczność wydzielenia określonej części mieszkania na prowadzenie działalności. Zgodnie z interpretacją Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, taki scenariusz nie jest już aktualny. Aby prowadzić działalność we własnym M i wrzucać w koszty opłaty eksploatacyjne, nie musisz już wydzielać przestrzeni, służącej firmowym celom. Pamiętaj jednak, że Twoim obowiązkiem będzie określenie zakresu oraz procentowego odsetka kosztów uzyskania przychodów w stosunku do wydatków ponoszonych na utrzymanie lokalu.
- Rejestracja firmy w mieszkaniu wiąże się z upublicznieniem jej adresu. Adres firmy (a co za tym idzie również Twojego mieszkania) znajdzie się w umowach, na fakturach, na firmowej pieczątce oraz w Internecie. Może się więc zdarzyć, że do Twoich drzwi zapuka urzędnik lub… potencjalny klient, który chce otrzymać ofertę. W przypadku poważnych problemów finansowych siedzibę może odwiedzić także komornik. Bliskie spotkanie z komornikiem, zwłaszcza w asyście członków rodziny z pewnością nie będzie przyjemnym doświadczeniem.
- Sporą, często bagatelizowaną niedogodnością, wynikającą z rejestracji firmy we własnym mieszkaniu są również kłopoty z oddzieleniem życia prywatnego od zawodowego. Jeśli śpisz, gotujesz, bawisz się z dziećmi i pracujesz w jednej przestrzeni, życie zawodowe zlewa się z prywatnym. A stąd już tylko krok do przemęczenia i… pracoholizmu.
- Dla przedsiębiorców, którzy pracują zdalnie, sporym kłopotem może być także niemożność odbierania przesyłek kurierskich i korespondencji na czas. Kiedy listonosz nie zastanie Cię w domu, w skrzynce na listy zostawi awizo. Jeśli mimo tego nie odbierzesz przesyłki, ta wróci do nadawcy. Jeśli karta pocztowa z życzeniami poczeka na Twój powrót dwa tygodnie — nic się nie stanie. Jeśli ważne pismo z urzędu nie trafi na czas do Twoich rąk — może być to przyczyną nieprzyjemnych, długofalowych konsekwencji.
Zalety:
- możliwość zaliczenia w koszty wydatków eksploatacyjnych, bez konieczności wydzielania pomieszczenia na prowadzenie działalności,
- brak konieczności ponoszenia kosztów wynajmu biura,
- ograniczona ilość formalności — aby zarejestrować firmę we własnym M potrzebny Ci będzie jedynie akt własności.
Wady:
- upubliczniony adres firmy,
- ryzyko niezapowiedzianej wizyty urzędnika lub klienta,
- brak sali konferencyjnej i miejsca na oficjalne spotkanie z klientem,
- ryzyko zachwiania balansu pomiędzy życiem osobistym a zawodowym,
- dla przedsiębiorców pracujących zdalnie — problemy z odbiorem korespondencji i przesyłek kurierskich.
Rejestracja firmy w wynajętym lokalu
Alternatywą do rejestracji firmy we własnym mieszkaniu może być wynajęcie niezależnego biura. W zależności od specyfiki działalności oraz Twoich potrzeb może być to mieszkanie (takie sprawdzi się znakomicie np. w przypadku biura rachunkowego) lub lokal przystosowany do prowadzenia firmy. Pamiętaj jednak, że jeśli chcesz zarejestrować firmę w cudzym lokalu, musisz uzyskać zgodę właściciela. Jeśli dokonasz rejestracji bez jego przyzwolenia, firma może zostać wykreślona z rejestru CEDiG.
- Największym wyzwaniem, stojącym przed przedsiębiorcą, który chce wynająć lokal biurowy, są wysokie koszty. Jak pokazują dane, udostępnione przez firmę Vertigo Property Group, ograniczona dostępność biur w centrum Warszawy w 2018 roku spowodowała pierwszy od kilku lat wzrost stawek czynszów. Za wynajem m2 biura w ścisłym centrum stolicy należy zapłacić od 23,5 do 24 EUR. W strefie Centralnej Zachodniej ceny są nieco niższe i kształtują się na poziomie około 19 EUR. Osoby, które chcą wynająć biuro poza centrum, muszą liczyć się z kosztem od 13 do 16,5 EUR za m2. Takie stawki przekraczają zazwyczaj możliwości finansowe początkujących przedsiębiorców.
- Rejestrując firmę w wynajętej przestrzeni, będziesz miał możliwość wyboru najlepszej do swoich celów lokalizacji. Ta przełoży się nie tylko na zwiększenie prestiżu i komfort codziennej pracy, ale również na… podleganie określonemu Urzędowi Skarbowemu. A te, jak wszyscy wiedzą bywają mniej i bardziej przyjazne przedsiębiorcom.
- Wynajmując tradycyjne biuro, pomniejszysz podstawę opodatkowania o koszt najmu. Z satysfakcją zorganizujesz również służbowe spotkanie, zaprosisz klientów na prezentację czy negocjacje.
- Wynajęcie tradycyjnego biura wymusza konieczność… zatrudnienia choć jednego pracownika. Podczas Twojej nieobecności ktoś musi przecież odbierać telefony, pocztę, przesyłki kurierskie oraz dbać o bieżące sprawy, związane z funkcjonowaniem firmy.
Zalety:
- możliwość wyboru atrakcyjnej, dostosowanej do potrzeb przedsiębiorcy lokalizacji,
- możliwość wliczenia czynszu najmu w koszty,
- łatwiejsza organizacja służbowych spotkań,
- zwiększenie prestiżu.
Wady:
- wysokie koszty najmu,
- dodatkowe koszty związane z ochroną, sprzątaniem i pracami konserwacyjnymi,
- konieczność zatrudnienia choćby jednego pracownika.
Rejestracja firmy w wirtualnym biurze
Znakomitym połączeniem komfortu posiadania własnego biura oraz niskich kosztów jest wynajem wirtualnego biura. Czym jest wirtualne biuro? Wirtualne biuro jest usługą, polegającą na outsourcingu obsługi biurowej, bez konieczności fizycznej obecności przedsiębiorcy w danym miejscu.
Rejestracja firmy pod adresem wirtualnego biura niesie za sobą szereg zalet. Zarówno dla freelancerów, jak i właścicieli małych i średnich firm.
- Wynajmując wirtualne biuro, otrzymasz adres, pod którym zarejestrujesz firmę. Wielu wynajmujących oferuje swoim klientom adresy w atrakcyjnych lokalizacjach, w nowoczesnych biurowcach w centrach miast. Prestiżowa lokalizacja w budynku klasy A sprawi, że Twoja firma będzie postrzegana w kategoriach solidnego, wiarygodnego kontrahenta. A to — zwłaszcza w początkowej fazie prowadzenia działalności — ma niebagatelne znaczenie.
- Wraz z adresem otrzymasz dodatkowe usługi: obsługę recepcyjną, numer telefonu oraz możliwość wynajęcia wyposażonej w niezbędny sprzęt sali konferencyjnej (zazwyczaj w rozliczeniu godzinowym). W ten sposób eliminujesz problem nieodebranej korespondencji oraz zyskujesz reprezentacyjną przestrzeń, sprzyjającą spotkaniom z klientem.
- Za dodatkową opłatą możesz korzystać również z usług asystenckich. Taka możliwość ucieszy szczególnie przedsiębiorców, którzy pracują na odległość i często potrzebują pomocy w zakresie organizacji spotkania, rezerwacji biletów kolejowych czy załatwienia drobnych spraw na mieście.
- Choć trudno w to uwierzyć, wynajem wirtualnego biura jest bardzo atrakcyjny ekonomicznie. Ceny podstawowych pakietów kształtują się na poziomie 150 - 200 zł miesięcznie.
- Wirtualne biuro to doskonały sposób na to, aby… pozyskać niedostępnych dotąd klientów. Większość osób wybiera bowiem do współpracy firmy ze swojego miasta (lub bliskich okolic). Wynajmując wirtualne biuro w Warszawie, będziesz postrzegany jako lokalny przedsiębiorca. A to pomoże Ci zdobyć nowych, stołecznych kontrahentów.
Zalety:
- możliwość połączenia komfortu posiadania własnego biura oraz niskich kosztów,
- możliwość obniżenia podstawy opodatkowania o koszt wynajmu wirtualnego biura,
- atrakcyjna lokalizacja i wynikający z niej prestiż,
- obsługa recepcyjna,
- możliwość wynajęcia sali konferencyjnej i biurka do pracy,
- możliwość skorzystania z dodatkowych usług asystenckich,
- kontrole skarbowe z dala od domu.
Wady:
- ograniczone godziny pracy personelu,
- konieczność dogłębnej analizy dostępnych na rynku ofert celem znalezienia kompetentnego, sprawdzonego partnera,
- konieczność sprawdzenia kompetencji i wiarygodności wynajmującego,
- konieczność sprawdzenia stanu lokalu przed podpisaniem umowy.