W spotkaniu udział wzięli członkowie rady powołani przez Zarząd Powiatu w Biłgoraju uchwałą z dnia 07 listopada 2019 r, a także wicestarosta biłgorajski Tomasz Rogala oraz dyrektor Muzeum Ziemi Biłgorajskiej Marek Majewski.
Głównym zadaniem Rady Muzeum było ukonstytuowanie się, a więc wybranie ze swojego grona prezydium rady. Przewodniczącym Rady Muzeum Ziemi Biłgorajskiej w Biłgoraju na okres czteroletniej kadencji został Tomasz Karolczak przedstawiciel Stowarzyszenia Kulturalnego "Tradycja", nauczyciel historii w Zespole Szkół Budowlanych i Ogólnokształcących w Biłgoraju, zaś na funkcję wiceprzewodniczącego wybrano Annę Iskrę, wieloletniego dyrektora MDK w Biłgoraju, obecnie kierownika grupy folklorystycznej "Pokolenia", pasjonatkę i animatorkę podejmującą przedsięwzięcia na rzecz zachowania i promowania kultury regionalnej w kraju i za granicą.
Podczas wystąpień i dyskusji przewijała się troska o kulturę ziemi biłgorajskiej pojmowaną w szerokim znaczeniu, ze zwróceniem szczególnej uwagi na wizję i koncepcję rozwoju muzeum biłgorajskiego na najbliższe lata. Uczestnicy spotkania zgodnie podkreślili doniosłą rolę Rady Muzeum w kreowaniu i realizowaniu projektów muzealnych we współpracy z placówką muzealną i przedstawicielami różnych środowisk funkcjonujących na terenie miasta i powiatu. Już pierwsze posiedzenie nowo wybranej rady zapowiada jej skuteczną i efektywną działalność w toku rozpoczętej kadencji.