Kiedy niszczyć dokumenty?
To kiedy dany dokument powinien zostać zniszczony, zależy od jego zawartości. Inne przepisy dotyczą kwitów finansowych, a jeszcze innych tych związanych z kadrami czy kwestiami medycznymi. Poszczególne terminy warto cyklicznie konsultować z prawnikiem, ponieważ często się zmieniają. Ponadto zalecenia dotyczące danych osobowych znajdują się także w RODO (art. 4, pkt. 2). Konieczność niszczenia dokumentów może wynikać z utraty okresu przechowania lub przydatności danych czy też żądań osób, do których te dane należą. W każdym z tych przypadków właściciel dokumentu jest zobligowany do poprawnego utylizowania.
Jak niszczyć dokumenty zgodnie z prawem?
W polskim prawie trudno znaleźć konkretne przepisy, jak niszczyć dokumenty, ponieważ znajduje się tam tylko odpowiedź na pytanie: "kiedy?". Przyjmuje się jednak, że proces ten powinien przebiegać zgodnie z zagraniczną normą DIN 66399. Według jej postanowień może się to odbywać tylko w sposób mechaniczny. Co istotne, zapisano tam także, jaka powinna być wielkość ścinka powstałego w procesie utylizacji. Jest on zależny od stopnia tajności dokumentu. Polscy przedsiębiorcy, którzy chcą działać zgodnie z prawem, mają więc do wyboru dwie opcje:
- zakupienie sprzętu do samodzielnego niszczenia dokumentów;
- zlecenie niszczenia dokumentów firmie zewnętrznej.
Wybór pierwszej opcji może sprawdzić się w przypadku niewielkich firm, które nie przetwarzają zbyt wielu danych w formie papierowej. Jednak nawet one muszą pamiętać o tym, aby do celu niszczenia wybrać odpowiednie urządzenie spełniające wymagania zawarte w normie DIN 66399. Sytuacja jednak nieco się komplikuje w przypadku większych przedsiębiorstw. W skrajnych sytuacjach może okazać się, że poprawne niszczenie dokumentów będzie wiązało się z koniecznością zatrudnienia pracownika! W takiej sytuacji warto rozważyć podjęcie współpracy z profesjonalną firmą zewnętrzną.
Jak zlecić niszczenie dokumentów firmie zewnętrznej?
Wybór odpowiedniej firmy zewnętrznej nie powinien być zbyt pochopny. Według prawa to na zleceniodawcy ciążą wszelkie obowiązki dopilnowania, aby cały proces przebiegł zgodnie z przepisami. Dlatego też przed podpisaniem umowy warto dokładnie sprawdzić, czy przyszły kontrahent posiada odpowiednie uprawnienia i certyfikaty zaświadczające o bezpiecznym przechowywaniu danych. Specjalne szkolenia przeprowadzane są, np. przez Ministerstwo Sprawiedliwości. Niezbędne jest również ubezpieczenie. Przede wszystkim należy zwrócić uwagę, czy dana firma wdrożyła następujące normy:
- DIN 66399 - dotyczy bezpieczeństwa niszczenia informacji;
- ISO 27001 - dotyczy systemów bezpieczeństwa informacji;
- ISO 9001 - dotyczy zarządzania jakością organizacji.
Ważny jest także sposób, w jaki działa dana firma i to, czy jest on przejrzysty. Właściwy proces bezpiecznego niszczenia dokumentów można znaleźć tutaj: https://hsm-recycling.pl/pl/niszczenie-dokumentow/ wraz z infografiką. Istotne jest także to, aby dana organizacja posiadała odpowiedni sprzęt, który pozwoli na utylizację bez konieczności rozszywania poszczególnych kartek. To bowiem mogłoby się wiązać z ich przeglądaniem. Po upewnieniu się o profesjonalizmie firmy zewnętrznej, należy zadbać o podpisanie właściwiej umowy. Oczywiście powinna ona zawierać standardowe elementy, takie jak terminy, kwesta wynagrodzenia czy prawa i obowiązki obu stron. Ponadto warto jednak wiedzieć, że niszczenie dokumentów podchodzi pod przetwarzanie danych osobowych, w związku z czym administrator danych musi poinformować na piśmie m.in. o ich zakresie i celu przetwarzania, czasie przechowywania czy prawach i obowiązkach administratora. Istotne jest także to, aby po wykonaniu usługi odebrać protokół zniszczenia. Da nam to gwarancję, że usługa została wykonana prawidłowo.