Inwentaryzacja w firmie - o czy warto wiedzieć?
Mówiąc w skrócie, inwentaryzacja ma na celu potwierdzenie zgodności inwentarza (zapisów księgowych o aktywach i pasywach) ze stanem faktycznym. Powszechnym terminem działań inwentaryzacyjnych staje się ostatni dzień roku obrotowego. W szczególnych sytuacjach prace inwentaryzacyjne dokonywane są w dniu zakończenia działalności gospodarczej lub postawienia przedsiębiorstwa w stan upadłości. Do najpopularniejszych metod inwentaryzacji zaliczamy spis z natury, uzgodnienie salda, oraz porównanie zapisów w księgach rachunkowych z inną dokumentacją. Czynnikiem determinującym wybór konkretnej metody pozostaje profil aktywów i pasywów poddawanych inwentaryzacji. Przykładowo, środki trwałe wymagają szczegółowego spisu z natury, podczas gdy metodę uzgodnienia salda zastosujemy do środków pieniężnych na kontach bankowych i zobowiązań finansowych przedsiębiorstwa. Zestawienie ksiąg rachunkowych ze specjalistyczną dokumentacją wykorzystuje się do należności spornych, środków niepoliczalnych lub wartości niematerialnych i prawnych.
Najważniejsze zasady inwentaryzacji
Wieloletnia praktyka rzetelnej rachunkowości nakazuje prowadzenie inwentaryzacji w ściśle określony sposób, pozwalający na jak najlepsze oddanie stanu rzeczywistego. Inwentaryzację muszą prowadzić co najmniej dwie wyszkolone osoby (zasada fachowości i komisyjności). W trakcie inwentaryzacji należy wyłączyć możliwość obracania majątkiem w firmie (zasada zamkniętych drzwi), co zmniejsza ryzyko popełnienia błędu w spisie. Inwentaryzacja nie może pominąć żadnego składnika majątku (zasada kompletności). W niektórych przypadkach przydatna okazuje się także zasada zaskoczenia - inwentaryzacja nieoczekiwana, spowodowana m.in. zauważalnym stratami na określonej części majątku i podejrzeniem niegospodarności. Prowadzenie inwentaryzacji będzie o wiele sprawniejsze, jeśli zapewnimy obecność pracownika odpowiedzialnego za dany składnik majątku. Wyjaśni on na bieżąco wszelkie wątpliwości i niezgodności stanu księgowego z rzeczywistością.
Jak ułatwić sobie inwentaryzację w firmie budowlanej?
Rozwiązania informatyczne, takie jak oprogramowanie dla firm budowlanych, produkcyjnych lub handlowych, znacząco przyspieszyły inwentaryzację w przedsiębiorstwach. Dzięki doskonałej znajomości potrzeb różnych branż, twórcy systemów takich jak program do inwentaryzacji R2środki dostarczają funkcje automatyzujące wartość środków trwałych, tworzenie zestawień oraz wykonywanie przejrzystej ewidencji wyposażenia. Więcej informacji o funkcjach, jakie proponuje program do inwentaryzacji R2środki, można znaleźć na stronie reset2.pl. Reset2 jest specjalistyczną firmą dostarczającą kompleksowych rozwiązań na oprogramowanie księgowe dla wszystkich gałęzi gospodarki.