Podczas spotkania rozmawiano o pomocy humanitarnej na Ukrainę, działalności powiatowego HUB-u, dostarczania pomocy na Ukrainę oraz kwestiach bezpieczeństwa związanych z obowiązującym od 28 lutego do 15 marca 2022 roku, na terenie województwa lubelskiego i podkarpackiego drugim stopniem alarmowym BRAVO.
W posiedzeniu Powiatowego Zespołu Zarządzania Kryzysowego uczestniczyli obok starosty oraz przedstawicieli Biura Spraw Obronnych i Zarządzania Kryzysowego burmistrzowie i wójtowie samorządów gminnych z terenu powiatu biłgorajskiego, przedstawiciele służb mundurowych, Sanepidu oraz biłgorajskiego szpitala, a także przedstawiciele jednostek podległych powiatowi biłgorajskiemu zaangażowanych w pomoc uchodźcom i pracownicy starostwa. Obecna była także poseł Beata Strzałka.
Starosta Andrzej Szarlip przedstawił schemat finansowania zakwaterowania cudzoziemców na terenie województwa lubelskiego. Mówił także iż w przypadku wyczerpania miejsc w lokalach przygotowanych przez samorządy, rozważane będzie podpisywanie umów z firmami i osobami prywatnymi dysponującymi lokalami, które mogą przyjąć co najmniej kilkadziesiąt osób (50 - 60 osób).
Starosta przedstawił także kategorie wydatków, które mogą być pokrywane w ramach zakwaterowania cudzoziemców z terenu Ukrainy w ramach dotacji z budżetu państwa. Andrzej Szarlip mówił o wydatkach związanych z obsługą obiektów samorządowych, w których lokowani są uchodźcy oraz o wydatkach związanych z ich zakwaterowaniem.
Podczas spotkania poruszono także temat łatwiejszego przekraczania granicy polsko - ukraińskiej dla ciężarówek z pomocą humanitarną. Jak poinformował starosta ułatwienia dotyczą dwóch przejść granicznych, tj. przejść w Korczowej i Dorohusku. Uproszczona odprawa celna możliwa jest na podstawie wypełnionego i przesłanego formularza. Dzięki rozwiązaniu Ukraina szybciej otrzyma pomoc humanitarną, która płynie do niej z Polski i całego wolnego świata. Ułatwienia dla ciężarówek z pomocą humanitarną dotyczą tylko transportu ciężarowego (nie pojazdów osobowych) oraz tylko transportu wjeżdżającego na teren Ukrainy (przekraczającego granicę z miejscem docelowym na terenie Ukrainy). Co ważne kierowcy muszą posiadać ze sobą ważny paszport.
Z uproszczonej odprawy celnej można skorzystać tylko na podstawie wypełnionego i przesłanego formularza, który dostępny jest na stronie www.pomagamukrainie.gov.pl. Do wysłania formularza trzeba posiadać profil zaufany. Wypełnienie i przesłanie formularza za pośrednictwem profilu zaufanego ma charakter jednorazowy. Jeśli zajdzie konieczność zmiany danych, należy ponowne wypełnić i przesłać formularz. Po przesłaniu formularza, na wskazany adres email przesłane zostaną dwa dokumenty "Potwierdzenie" w pliku pdf - dokument potwierdzający zgłoszenie chęci przekroczenia granicy polsko - ukraińskiej z pomocą humanitarną wraz z unikatowym numerem formularza oraz podstawowymi informacjami dotyczącymi transportu oraz "Oznaczenie" w pliku pdf ze specjalnym oznakowaniem pojazdu (zawierającym unikatowy numer), który należy wydrukować (w formacie A4) i umieścić w widocznym miejscu na przedniej szybie pojazdu w jej prawym górnym rogu.
Starosta i obecni na posiedzeniu wójtowie i burmistrzowie podnosili by pomoc Ukrainie była przemyślana i dedykowana. By konsultować ją z lokalnymi lidarami i osobami goszczącymi uchodźców, a tę do przekazania na Ukrainę opierać na artykułach szczególnie tam przydatnych.
Komendant Powiatowy Policji i starosta biłgorajskim - nawiązując do obowiązujące terenie województwa lubelskiego i podkarpackiego drugim stopniem alarmowym BRAVO - apelowali o szczególne zwrócenie uwagi na kwestie bezpieczeństwa.
Podczas zebrania rozmawiano także o sprawach bieżących, samorządowcy zgłaszali także swe uwagi i zastrzeżenia co do funkcjonowania placówek przeznaczonych na przyjęcie uchodźców. Te sprawy starosta ma zgłosić i przedyskutować z wojewodą lubelskim.