Cały zasób dotyczący ewidencji gruntów i budynków będzie wykonany w systemie numerycznym co ułatwi przepływ dokumentów w formie elektronicznej pomiędzy ewidencją gruntów i budynków a innymi rejestrami publicznymi jak księgi wieczyste, państwowy rejestr granic, agencja restrukturyzacji i modernizacji rolnictwa i inne. Nie ma to nic wspólnego z naliczaniem podatków, ponieważ Starostwo Powiatowe w Biłgoraju, które prowadzi ten proces, takich podatków nie nalicza i nie pobiera. Naliczanie podatków to zadania własne gmin.
Procedura związana z aktualizacją ewidencji gruntów i budynków wynikła z przepisów prawa, a dokładnie z Rozporządzenia Ministra Rozwoju Regionalnego i Budownictwa z dnia 29 marca 2001r. w sprawie ewidencji gruntów i budynków (Dz.U. z 2001r. Nr 38, poz. 454). Jest przeprowadzana na terenie całego kraju. Są w Polsce powiaty, które zakończyły proces modernizacji ewidencji gruntów i budynków w zakresie założenia ewidencji budynków (są to powiaty grodzkie lub małe powiaty w skład których wchodzi mała liczba gmin).W powiecie Biłgorajskim modernizację przeprowadzono na terenie miasta Biłgoraj, Józefów, Tarnogród, Frampol oraz na terenie Gminy Tarnogród, a obecnie trwa ten proces na terenie Gminy Biszcza. Przygotowywana jest dokumentacja na teren gminy Aleksandrów.
Procedura jest określona w art. 24a Ustawy z dnia 17 maja 1989 r. Prawo geodezyjne i kartograficzne ( Dz.U.2010.193.1287). Zgodnie z zapisami tej ustawy podaje się do publicznej wiadomości informację o rozpoczęciu prac geodezyjnych oraz informuje o trybie postępowania związanego z modernizacją ewidencji gruntów i budynków. Informacje te podlegają wywieszeniu na okres 14 dni na tablicy ogłoszeń w siedzibie starostwa powiatowego. Wydział Geodezji Starostwa Powiatowego w Biłgoraju nie ogranicza się jednak tylko do tablicy ogłoszeń, a informacja o modernizacji trafia także do urzędów gmin i sołtysów poszczególnych miejscowości, w których taka modernizacja ma być przeprowadzana oraz na stronie internetowej Starostwa Powiatowego w Biłgoraju.
Wykonany już projekt operatu opisowo-kartograficznego podlega, na okres 15 dni roboczych, wyłożeniu do wglądu osób fizycznych, osób prawnych i jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej. Jest on wyłożony do wglądu w poszczególnych urzędach gmin na terenie których jest wykonywana modernizacja. Informacja o tym wyłożeniu jest podana co najmniej 14 dni przed dniem wyłożenia i jest opublikowana na tablicy ogłoszeń w siedzibie starostwa i właściwego urzędu gminy oraz ogłoszona w prasie o zasięgu krajowym.
Każdy, czyjego interesu prawnego dotyczą dane ujawnione w projekcie operatu opisowo-kartograficznego, może w okresie wyłożenia projektu do wglądu zgłaszać uwagi do tych danych. Upoważniony pracownik starostwa, przy udziale wykonawcy prac geodezyjnych, kartograficznych lub taksacyjnych, związanych z opracowaniem projektu operatu ewidencyjnego, rozstrzyga o przyjęciu lub odrzuceniu uwag zgłoszonych do tego projektu, po czym informuje zgłaszającego uwagi o sposobie rozpatrzenia uwag oraz sporządza wzmiankę o treści zgłoszonych uwag i sposobie ich rozpatrzenia w protokole. Po upływie terminu przeznaczonego do wglądu zainteresowanych osób (15 - dniowego) projekt operatu opisowo-kartograficznego staje się operatem ewidencji gruntów i budynków. Informacja o tym ogłaszana jest w dzienniku urzędowym województwa. Każdy, czyjego interesu prawnego dotyczą dane zawarte w ewidencji gruntów i budynków ujawnione w operacie opisowo-kartograficznym, może w terminie 30 dni od dnia ogłoszenia w dzienniku urzędowym województwa zgłaszać zarzuty do tych danych. O uwzględnieniu lub odrzuceniu zarzutów starostwo rozstrzyga w drodze decyzji.