Jak ułatwić sobie wystawianie faktur? 4 wskazówki

Cztery wskazówki ułatwiające wystawianie faktur:

1. Trzymanie wszystkich danych kontaktowych klienta w odpowiednim miejscu

Odpowiednio uporządkowana kartoteka klientów, znacząco usprawni proces wystawiania faktur. Taka baza zawiera wszystkie niezbędne informacje gromadzone podczas dokonywanych transakcji. Z kolei dane kontrahentów mogą być na bieżąco aktualizowane. Taka kartoteka zawiera nie tylko dane teleadresowe, ale także terminarz zdarzeń związanych z klientem oraz sporządzone dokumenty. Pozwala to na szybki podgląd kontrahenta wraz z wystawionymi fakturami i rozrachunkami.

Kartoteka pozwala w szybki i prosty sposób sporządzić odpowiednie dokumenty. To nie tylko faktury, ale również paragony lub oferty zamówień. Odpowiednie ustawienia znacząco usprawnią wyszukiwanie konkretnych grup klientów. Co więcej, dodając nowego nabywcę można pobrać jego dane na podstawie nr NIP (dane z GUS). Kartoteka umożliwia także przypisanie do konkretnych klientów indywidualnych cen lub rabatów. Sporym ułatwieniem jest również możliwość eksportowania bazy np. do arkusza kalkulacyjnego. Dodatkowo w kartotece zapisana jest historia transakcji z poszczególnymi odbiorcami.

2. Przestrzeganie dat, w których należy wystawić fakturę

Sporządzając fakturę, należy pamiętać o konieczności przestrzegania określonych terminów. Według art. 106i ustawy o podatku od towarów i usług dokument musi ten być wystawiony najpóźniej do 15 dnia następnego miesiąca, po którym przeprowadzono transakcję. W przypadku otrzymania części lub całości zapłaty jeszcze przed dokonaniem sprzedaży faktura, która będzie potwierdzeniem otrzymania pieniędzy, musi być sporządzona do 15 dnia następnego miesiąca, w którym odnotowano wpłatę od klienta. W niektórych sytuacjach termin wystawienia dokumentu może być inny. Odnosi się to np. do dostaw energii i jej udokumentowania, usługi: najmu, biurowej lub prawnej.

W księgowości przestrzeganie terminów jest niezwykle istotne. Wystawienie faktury z opóźnieniem nie będzie wiązało się z poważnymi konsekwencjami. Jednak tylko w sytuacji, kiedy przedsiębiorca rozliczy ją w miesiącu, w którym powstał obowiązek podatkowy, a nie w tym, w którym został sporządzony dokument. Inaczej jest w przypadku braku wystawienia faktury. W takiej sytuacji, zgodnie z kodeksem karnym skarbowym, przedsiębiorca podlega karze grzywny wynoszącej do 180 stawek dziennych.

Warto zatem na bieżąco wystawiać faktury dokumentujące transakcję, aby niczego nie przeoczyć i nie narazić się na finansową odpowiedzialność.

3. Wystawianie faktur online z pomocą odpowiedniego programu

Żadne przepisy nie nakazują wystawiania faktur w formie papierowej. Co więcej, od 1 stycznia 2022 roku wszedł w życie Krajowy System e-Faktur. Z kolei w 2023 roku zostanie wprowadzone powszechne fakturowanie elektroniczne. Internet pozwala usprawnić wiele kwestii, dotyczy to również wystawiania dokumentów księgowych. E-faktury zyskują coraz większą popularność wśród przedsiębiorców. To przede wszystkim spora oszczędność czasu oraz pieniędzy. Dodatkowo system archiwizowania dokumentów jest znacznie prostszy i wygodniejszy.

Z pomocą odpowiedniego programu, wystawienie e-faktury będzie banalnie proste. Dzięki posiadanej synchronizacji z bazą GUS, sporządzenie stosownego dokumentu odbywa się poprzez wpisanie nr NIP kontrahenta. System sam uzupełni niezbędne dane wraz z nr konta bankowego oraz kolejnym numerem faktury. Dodatkowo po jej sporządzeniu przedsiębiorca od razu wysyła dokument do klienta. Takie rozwiązanie znacząco ułatwia całą procedurę. Nie ma konieczności wysyłania faktury pocztą czy kurierem lub osobistego jej dostarczenia. Wystarczy dostęp do internetu. To także szybki i bezpieczny sposób dostarczenia dokumentów bez obaw o zaginięcie czy ewentualne opóźnienia, związane z tradycyjną wysyłką. Dzięki temu, że klient otrzymuje fakturę niemal od razu po jej wystawieniu, przedsiębiorca może liczyć na szybsze jej opłacenie.

Dużą zaletą programów do fakturowania online jest także możliwość zapisania dokumentów w chmurze, co umożliwi do nich dostęp z dowolnego urządzenia. Dla pewności warto jednak pobrać dokument na komputer i umieścić w odpowiednio opisanym folderze.

4. Właściwe uporządkowanie dokumentów

Sumiennie prowadzona, opisywana i przechowywana dokumentacja znacząco przyczyni się do sprawniejszego wystawiania faktur. Dodatkowo pozwoli to na prawidłowe ich przechowywanie czy katalogowanie. Takie postępowanie usprawni prowadzenie księgowości oraz przyczyni się do zachowania porządku w dokumentacji. Warto również zwrócić szczególną uwagę na opis dokumentów. Jednolity system opisywania plików czy folderów pozwoli na sprawną obsługę księgowości. Dobrze, aby zawierały one podstawowe dane, które ułatwią identyfikację.

Warto również dodać krótki opis transakcji. Porządek również jest istotny, dlatego zalecane jest odpowiednie katalogowanie folderów według określonej hierarchii. Takie postępowanie usprawni wyszukiwanie poszczególnych dokumentów, nie tracąc przy tym czasu. Dobrze opisane pliki ułatwią pracę oraz pozwolą na sprawniejsze dokumentowanie przeprowadzanych transakcji.

Ważne jest, aby trzymać się ściśle określonych zasad dotyczących katalogowania plików i folderów wraz z ich opisem. Takie postępowanie umożliwi dostęp do odpowiedniej dokumentacji innym pracownikom firmy.

Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy jest dokumentowanie przeprowadzanych transakcji w określonym terminie. W tym celu należy wystawić fakturę. Prawidłowe przechowywanie dokumentów wraz z odpowiednim opisem z pewnością przyczyni się do usprawnienia działalności firmy. Dodatkowo w przypadku kontroli pozwoli uniknąć zbędnych nerwów. Warto pamiętać, że poprawnie prowadzona księgowość, to również klucz do sukcesu.