Czy jedna niezapłacona faktura może zatrzymać rozwój firmy. Jak temu zapobiec?

"Właściciele małych firm często mówią, że to tylko jedna faktura, poczekam jeszcze tydzień." - mówi Prezes Regis sp. z o.o., Piotr Brzostowiecki - "Kłopot w tym, że tygodnie zamieniają się w miesiące, a brak płatności za fakturę oznacza swego rodzaju kredyt, jaki dajemy swojemu kontrahentowi. Druga firma ma się dobrze, ale to u nas nagle okazuje się, że brakuje środków na bieżące zobowiązania. Poza tym jedna zaległość często przeradza się w kolejną." - dodaje prezes firmy skupującej faktury Regis sp. z o.o.

Czy niezapłacone faktury to dziś norma w rozliczeniach pomiędzy firmami?

Jeżeli ktoś ma wrażenie, że niezapłacone faktury to jednostkowe przypadki, twarde dane szybko to zweryfikują. 84% firm w Polsce doświadcza opóźnień w płatnościach od swoich kontrahentów [1] . To oznacza, że problem dotyczy niemal całego rynku, a nie tylko wybranych branż.

Co więcej, nie chodzi wyłącznie o kilkudniowe poślizgi. Co trzecia firma deklaruje, że na zapłatę czeka ponad 60 dni od terminu wskazanego na fakturze [2]. Dla dużej organizacji to często kwestia przesunięcia w budżecie. Dla małej firmy dwa miesiące bez należnych środków mogą oznaczać wstrzymanie inwestycji albo konieczność sięgania po finansowanie zewnętrzne.

Najwięcej zaległości B2B pojawia się w handlu (ponad 9 mld zł), następna w kolejce jest produkcja (ponad 7,6 mld zł) i wreszcie na trzecim miejscu znajduje się budownictwo (ok. 6 mld zł) [3]. To branże, w których firmy pracują na dużych wolumenach i długich łańcuchach dostaw. Gdy pojawiają się opóźnienia, napięcie finansowe przenosi się z firmy na firmę. Gdy pojawiają się przeterminowane należności, napięcie rośnie niemal natychmiast.

Na poziomie europejskim problem wygląda podobnie. Z analiz EU Payment Observatory wynika, że w transakcjach pomiędzy firmami realne terminy płatności często przekraczają 60 dni [4], mimo że standard umowny bywa krótszy.

W tej perspektywie łatwo powiedzieć, że opóźnienie to element rzeczywistości gospodarczej. Tyle że dla małej firmy nawet jedna niezapłacona faktura nie stanowi statystyki czy pozycji w systemie. To konkretna kwota, której brakuje na koncie tu i teraz.

Jak jedna niezapłacona faktura zatrzymuje rozwój firmy?

Na papierze zwykle wszystko się zgadza, bo są zlecenia, klienci i sprzedaż. Kiedy jednak pieniądze nie wpływają na konto, nie pomogą żadne statystyki. Jakie są skutki opóźnień w płatnościach?

1. Blokada inwestycji

W małej firmie inwestycje rzadko finansuje się z nadwyżek, ale najczęściej ze względu na planowane, konkretne wpływy. Jak dojdzie przelew, to kupuje się sprzęt, zatrudnia ludzi czy realizuje nowe zlecenie.

Jeśli pojawia się zaległa należność, to przesuwa się decyzje. Najpierw o tydzień, potem o miesiąc i nie wiadomo, kiedy - zamiast się rozwijać - firma przechodzi w tryb przetrwania.

2. Utrata płynności

Płynność to - najprościej mówiąc - zdolność do zapłacenia rachunków w terminie. Brak jednej płatności może oznaczać, że firma zaczyna regulować zobowiązania wybiórczo. Najpierw te pilniejsze. Potem te, które jeszcze mogą poczekać. I tak pojawia się napięcie.

"Właściciele firm często patrzą na wynik roczny i mówią, że zarobili. Ale wyniki i dobre statystyki nie zapłacą rachunków." - jasno wyjaśnia problemy małego biznesu prezes spółki skupującej długi Regis, Piotr Brzostowiecki - "Rachunki opłacane są z konkretnych środków. Jeżeli pieniądze z wystawionej faktury nie wpływają, to przedsiębiorca w praktyce kredytuje swojego kontrahenta. I robi to nie bank, tylko on sam ze swojego kapitału. To bardzo ryzykowny model działania, zwłaszcza przy kilku równoległych opóźnieniach." - dodaje przedstawiciel Regis sp. z o.o.

3. Utrata zdolności kredytowej

Gdy rośnie suma niezapłaconych faktur, firma może zacząć opóźniać własne zobowiązania. Nawet drobne poślizgi wpływają na historię płatniczą. A to z kolei przekłada się na ocenę banku, leasingodawcy czy ubezpieczyciela. Zdolność kredytowa zmienia się (pogarsza) stopniowo. I zwykle zaczyna się od jednej zaległości po stronie kontrahenta.

4. Opóźnienia wobec własnych dostawców - efekt domina

Najgroźniejszy moment pojawia się wtedy, gdy opóźnienia płatności zaczynają wpływać na relacje z własnymi partnerami biznesowymi. Firma, która sama nie otrzymała płatności, zaczyna odwlekać swoje przelewy. W ten sposób powstaje efekt domina, bo jedna niezapłacona faktura uruchamia cały łańcuch zależności pomiędzy podmiotami gospodarczymi.

"To, że przedsiębiorca nie zapłacił jednej faktury nie stanowi jeszcze końca świata" - mówi Piotr Brzostowiecki z Regis sp. z o.o. - "Najbardziej niebezpieczne jest to, że ta jedna zaległość zmienia zachowanie przedsiębiorcy. Zaczyna on wstrzymywać płatności, ograniczać wydatki i działa defensywnie. Co wpływa także na jego kontrahentów, którzy zaczynają postępować podobnie. Powstaje efekt domina, który hamuje rozwój firm, a wraz z nimi całej gospodarki" - tłumaczy przedstawiciel firmy skupującej faktury Regis.

Dlaczego przedsiębiorcy reagują zbyt późno na opóźnienia w płatnościach?

Ze względu na obowiązujące zasady i przepisy sprawa jest prosta. Jak mija termin płatności, to należy podjąć działanie. W praktyce jednak pojawia się obawa o zachowanie relacji. Ciągle tli się nadzieja, że to się samo wyjaśni.

Pierwsza niezapłacona faktura rzadko wywołuje alarm. Przedsiębiorca myśli: "Może zdarzyć się każdemu". Daje dłużnikowi kilka dni, potem jeszcze tydzień i... miesiąc. Odkłada telefon, bo nie chce wyjść na nerwowego. W końcu przecież współpraca trwa od lat.

W relacjach B2B wielu właścicieli firm unika stanowczych rozmów, bo kojarzą je z konfliktem. Tymczasem upomnienie się o zapłatę nie jest zerwaniem współpracy, ale stanowi element profesjonalnej relacji. Brak reakcji bywa znacznie groźniejszy niż zdecydowany telefon.

Poza tym przeterminowane faktury się "starzeją". To oznacza, że z każdym tygodniem rośnie ryzyko, że faktura w ogóle nie zostanie zapłacona. Ich wartość na rynku również maleje. Może także dojść do sytuacji, że ulegnie przedawnieniu i wtedy nawet sąd nie pomoże.

Czekanie i brak działania dają chwilowy komfort psychiczny, ale nie spowodują opłacenia zaległości.

Jak zapobiec zatorom płatniczym?

Nie da się wyeliminować ryzyka w 100%. Można je jednak ograniczyć. Na co zwrócić uwagę podczas współpracy z firmami?

1. Jasne terminy i zapisy w umowie

30 dni to 30 dni. Warto wskazać odsetki za opóźnienie i sposób liczenia terminu. Im mniej niedopowiedzeń, tym mniej nieporozumień.

2. Monitoring należności

Kontrola raz w miesiącu to za mało. Należności powinny być sprawdzane na bieżąco. Wiele firm zaczyna reagować dopiero wtedy, gdy należności po terminie mają już 60-90 dni.

3. Szybkie przypomnienia

Krótki mail dzień po terminie. Telefon po kilku dniach. To sygnał, że firma pilnuje swoich pieniędzy.

4. Reakcja po 7-14 dniach

Nie po trzech miesiącach. Po dwóch tygodniach opóźnienia sprawa powinna być już potraktowana poważnie.

5. Weryfikacja kontrahenta przed współpracą

Sprawdzenie historii płatniczej często pozwala uniknąć problemu, zanim stanie się realny.

Co zrobić, kiedy brak płatności za fakturę stał się faktem?

Jeżeli niezapłacone faktury zaczynają wpływać na płynność, nie warto udawać, że jakoś to będzie. Przedsiębiorca ma kilka możliwości, które może wykonać sam (jeśli ma wiedzę i zasoby) albo zlecić to firmie windykacyjnej. Oto możliwe sposoby reagowania:

Windykacja polubowna

W wielu przypadkach wystarczy profesjonalny kontakt, ustalenie harmonogramu spłaty albo twarde, ale rzeczowe przypomnienie.

Windykacja sądowa

Gdy rozmowy nie przynoszą efektu, pozostaje droga formalna. Im szybciej sprawa trafi na drogę formalną, tym większa szansa na skuteczną egzekucję.

Skup faktur

Jeżeli firma nie chce czekać na zapłatę, rozwiązaniem może okazać się skup faktur. To sposób na zamianę wierzytelności na gotówkę i utrzymanie płynności bez oczekiwania na dłużnika.

Najgorszym rozwiązaniem pozostaje brak decyzji, bo niezapłacone faktury nie zapłacą się same.

Przypisy:

[1] media.bik.pl/informacje-prasowe/863321/84-firm-w-polsce-doswiadcza-opoznien-w-platnosciach-czas-odwrocic-ten-trend
[2] Tamże.
[3] wnp.pl/rynki/big-infomonitor-firmy-handlowe-budowlane-i-produkcyjne-odpowiadaja-za-polowe-dlugow-biznesu,1029175.html
[4] single-market-economy.ec.europa.eu/smes/challenges-and-resilience/late-payment/eu-payment-observatory/observatory-analysis_en